Informacja

Na najbliższej sesji radni podejmą decyzję w sprawie utworzenia Centrum Usług Wspólnych w Żaganiu. Jeżeli zaakceptują propozycję złożoną przez burmistrza Andrzeja Katarzyńca od 1 września powstanie instytucja, która scentralizuje usługi finansowo-kadrowe i administracyjne miejskich jednostek oświatowych. Podstawowym atutem takiego rozwiązania jest przejrzystość procesów realizowanych przez centrum, np. finansowych, księgowych, zakupowych, a także możliwość łatwiejszego uzyskiwania danych z ksiąg i tworzenia raportów, które mogą służyć, np. do planowania budżetów na kolejne lata, czy też podejmowania decyzji o inwestycjach. Utworzenie Centrum Usług Wspólnych nie spowoduje utraty pracy przez żadną z osób zatrudnionych obecnie w administracji placówek oświatowych. Utworzenie Centrum nie ograniczy kompetencji dyrektorów.

Przekazanie zadań z zakresu obsługi administracyjno-organizacyjnej, finansowej i kadrowej szkół, przedszkoli oraz żłobka do Centrum umożliwi dyrektorom w większym stopniu skupienie się na działalności dydaktyczno-wychowawczej w kierowanych jednostkach. Wprowadzenie wspólnej obsługi jednostek przyniesie szereg zalet, a w szczególności:

  • poprawę jakości usług wynikających ze zwiększenia potencjału pracy zespołowej pracowników,
  • wymianę doświadczeń w zespole oraz możliwość doraźnego przesuwania pracowników na stanowiska wymagające wzmocnienia,
  • poprawę organizacji pracy wynikającą z możliwości zastępowania pracownika w przypadku dłuższej nieobecności spowodowanej chorobą czy korzystaniem z urlopu. W obecnej chwili sytuacja taka powoduje konieczność zatrudniania nowego pracownika np. na umowę zlecenie, co generuje dodatkowe koszty;
  • ujednolicenie procedur w obsłudze wszystkich placówek oświatowych np. opisywania faktur,
  • lepszą kontrolę prawidłowości planowania i wydatkowania budżetu mając na uwadze ujednolicenie tworzenia planów finansowych uwzględniając celowość oraz zasadność wydatków,
  • wyeliminowanie nieprawidłowości w wydawaniu decyzji w sprawie zmian w planach finansowych,
  • stosowanie jednolitych systemów informatycznych oraz systemów zabezpieczeń,
  • redukcję kosztów związanych z obsługą informatyczną – zatrudnienie informatyka w Centrum zapewni wspólną obsługę informatyczną Centrum oraz placówek oświatowych. Obecnie każda z placówek organizuje obsługę we własnym zakresie, wykorzystując do tego celu nauczycieli informatyki lub zatrudniając na umowę firmy zewnętrzne. Wszyscy dyrektorzy placówek, dla których organem prowadzącym jest Gmina Żagań o statusie miejskim wypowiedzieli się pozytywnie na temat możliwości korzystania z obsługi informatycznej.
  • łatwiejszy i szybszy dostęp do ujednoliconych informacji np. bazy analizy wynagrodzeń nauczycieli;
  • automatyzację procesów zbiorczych związanych z terminowym i prawidłowym sporządzaniem sprawozdań; e prowadzenie jednolitej polityki kadrowej. Obecnie tylko nieliczne jednostki mają zatrudnionych pracowników ds. kadr. Większość czynności kadrowych wykonują sekretarze oraz pracownicy administracyjni.

Utworzenie Centrum umożliwi prowadzenie wspólnych zamówień usług dla wszystkich jednostek. Już obecnie widać korzyści, jakie wynikają ze wspólnego zamawiania usług. Koszty w zakresie zatrudniania IODO zredukowano do 33%, a obsługi BHP i Ppoż przy większym zakresie obsługi poniżej 50%.

Obecnie w jednostkach oświatowych wykazanych jest 9,5 etatu pracowników księgowości:

Szkoła Podstawowa nr 1 — 1

Szkoła Podstawowa nr 2 — 1

Szkoła Podstawowa nr 3 —  0,5

Szkoła Podstawowa nr 4 —  0,5

Szkoła Podstawowa nr 5 — 1

Szkoła Podstawowa nr 7 —2 (jedna osoba zatrudniona na umowę zlecenie)

Żłobek Miejski — 0,5

Zespół Przedszkolny nr 2 i 3 — 1,5

Miejskie Przedszkole nr 5 — 0,5 (zatrudniona księgowa z PSP 5)

Miejskie Przedszkole nr 6 — 1.

W każdej z jednostek musi być zatrudniony główny księgowy. W obecnym stanie prawnym  główny księgowy nie może prowadzić kasy. Utworzenie Centrum umożliwi wyznaczenie jednego pracownika do prowadzenie obsługi kasowej.

W 10 jednostkach, dla których organem prowadzącym jest gmina Żagań o statusie miejskim, istnieją dwa etaty ds. kadr w Szkole Podstawowej nr 5 oraz Zespole Przedszkolnym nr 2 i 3 i Miejskim Żłobku, 2 pracowników administracyjnych zajmuje się prowadzeniem spraw kadrowych (w Miejskim Przedszkolu nr 6 oraz Szkole Podstawowej nr 7). W pozostałych jednostkach sprawy kadrowe prowadzone są przez księgowych oraz sekretarzy szkolnych.

Należy podkreślić, że centrum może zapewnić także obsługę finansowo-kadrową i administracyjną jednostkom kultury przy podpisaniu odpowiedniego porozumienia.